Cronograma de Planificación del Evento

Esta tabla de tiempo le provee una lista de puntos para su programa. Adáptela a sus necesidades particulares y establezca sus propias fechas ideales y de vencimiento que no pueden ser olvidadas.


3 Meses Antes o en el Momento de hacer la Reserva
• Determine el objetivo de la reunión y elabore un programa y un presupuesto.
• Reserve el lugar del evento y los servicios de apoyo. (Verifique el calendario de eventos locales para evitar un conflicto con días inapropiados)
• Envíe cartas con el acuerdo de los hoteles y de los proveedores.
• Organice una cuenta principal con el hotel para realizar los débitos de las reuniones (autorice a quien podrá firmar por estos cobros)
• Invite a los oradores e infórmeles sobre los participantes y las instalaciones del hotel, incluyendo la capacidad audiovisual.
• Notifique a los participantes.
• Prepare los obsequios de los viajes.


Por lo menos 5 semanas antes del Evento
• Confirme los menús por escrito con el gerente de eventos así como la disposición de los salones.
• Examine la presentación del orador y ofrézcale asistencia para elaboración de los comunicados.
• Encargue los carteles y el material impreso.
• Envíe por correo la agenda del día, la vestimenta y otras instrucciones a los participantes.
• Encargue los obsequios y regalos.
• Organice la distribución de los mismos (y del material de inscripción) con la persona de contacto del hotel.


Por lo menos 3 semanas antes del Evento
• Verifique con los oradores la marcha de sus presentaciones y los arreglos audiovisuales y logísticos.
• Entréguele al hotel la lista de hospedaje y confirme cualquier regalo u obsequio.


Por lo menos 1 semana antes del Evento
• Envíe los materiales para que arriben 24 horas antes de su llegada y confirme la llegada antes de salir de su oficina.
• Confirme todos los pedidos audiovisuales y organice las diapositivas.
• Haga los trámites necesarios para que después del evento se envíen los materiales a su oficina.
• Confirme (con 72 horas de antecedencia) la cantidad de alimentos y de bebidas para los eventos del primer día.
• Lleve un juego original de todos los comunicados que serán distribuidos. (En el caso de que los materiales que envió se pierdan o extravíen, usted podrá copiarlos del juego original)
• Inspeccione personalmente los materiales enviados y compruebe que todo haya llegado en buenas condiciones.
• Verifique que las fajas y la recepción estén de acuerdo con los horarios y lugares de sus eventos.


Días del Evento
• Verifique una hora antes los lugares de los eventos
• Notifique inmediatamente al gerente de eventos si hubiera cambios en sus planes y necesidades
• Firme diariamente las cuentas de los banquetes y guarde un registro de todos sus gastos en la propiedad.


Conclusión de una Reunión Exitosa
• Reúnase con el gerente de eventos para revisar las reuniones, los débitos y recibos
• Comparta con su gerente de eventos los nombres de los asociados que le brindaron un servicio extraordinario.