Por Beatrice Briggs
Para que un evento participativo sea exitoso, es importante que en la etapa de planificación se tengan
presentes diversos factores, relacionados con el patrocinador, con la sede y con la agenda.
Relacionados con la Sede
Error #1: Elegir una sala con asientos dispuestos en forma de auditorio y no dejar espacio para
sesiones en grupos pequeños. Elegir un espacio demasiado grande, pequeño, ruidoso, caluroso,
frío, o de difícil acceso.
Mensaje: El espacio físico afecta la participación en forma directa.
Relacionados con la Agenda
Error #2: Preparar una agenda en la que el 50% o más del tiempo disponible esté dedicado a:
Discursos de bienvenida y otras cuestiones protocolares
Informes sobre eventos o actividades del pasado
Ponencias magistrales
Mesas redondas (Paneles)
Informes de sesiones de grupos pequeños
Mensaje: La verdadera participación requiere comunicación en dos sentidos, e interacción
multidimensional.
Error #3: Planificar la agenda hasta el último segundo, sin dejar espacio para temas que van
surgiendo.
Mensaje: En los eventos participativos se presentan sorpresas. ¡Celebrémoslas!
Error #4: No establecer, o no hacer que se cumplan, los límites de tiempo para los oradores.
Mensaje: Si los oradores controlan la agenda, el rol del público queda reducido a escuchar
pasivamente (Ver punto 2).
Relacionados con el Patrocinador
Error #5: Reprimir las controversias o discrepancias.
Error #6: Empeñarse en obtener un resultado predeterminado.
Error #7: Hacer que los participantes realicen ejercicios tipo “lluvia de ideas” (brainstorming) u
otros, cuyos resultados nunca se van a usar para nada.
Error #8: Esperar que los participantes “confirmen” o “lleguen a un consenso” sobre material en
cuya creación no participaron.
Error #9: Nunca comunicar al público de qué manera su participación afectó la decisión final.
Mensaje: Si se invita a las personas a un evento “participativo”, es necesario estar dispuestos a
escucharlas, conocer su opinión y tenerla en cuenta para la toma de decisiones. Además, es
importante asumir el compromiso de informarles qué pasó con sus comentarios.
Error #10: Incorporar un facilitador una vez que se ha elegido el lugar y se ha definido la agenda,
y pedirle que agregue algunas dinámicas de grupo para que el evento sea “participativo”.
Mensaje: Ningún facilitador puede “arreglar”–en el sentido de hacer más participativo– un proceso
controlado desde arriba, repleto de comunicaciones en un solo sentido, o en el cual los puntos de
vista discrepantes no son bien recibidos.
PALABRAS FINALES:
Los procesos participativos efectivos dependen en primera instancia de una preparación cuidadosa y después de una hábil facilitación. Para que el trabajo de los facilitadores sea realmente valioso, es necesario que los organizadores o patrocinadores nos contraten primero como arquitectos del proceso. Una vez que les hemos ayudado a diseñar un evento novedoso para reunir a la organización con su público, podemos abrir la caja de herramientas del facilitador y obrar nuestra magia invisible, apoyando a todo el grupo en su proceso de descubrimiento mutuo
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